< návrat zpět

... pověřenec v obcích

MVČR logoSledujeme pro vás dění.

MVČR připravilo Metodické doporučení k činnosti obcí k organizačně-technickému zabezpečení funkce pověřence pro ochranu osobních údajů podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů v podmínkách obcí. Záměrem materiálu je pomoci zorientovat se prakticky v povinnostech, které s GDPR souvisí.

V sekci "GDPR a ..." vám přinášíme celý nezměněný přepis tohoto návodu pro lepší dostupnost.

Zdroj:

http://www.mvcr.cz/clanek/zpravodajstvi-institut-poverence-pro-ochranu-osobnich-udaju-informace-pro-obce.aspx  


 

Metodické doporučení k činnosti obcí

k organizačně-technickému zabezpečení funkce pověřence pro ochranu osobních údajů podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů v podmínkách obcí

podle právního stavu k 10. srpnu 2017

Obsah

I. Právní úprava

II. Základní pojmy - osobní údaj, zpracování, správce a zpracovatel osobních údajů

III. Obecná charakteristika pověřence

IV. Otázky a odpovědi

  1. Kdo může být pověřencem?
  2. Jaké má mít pověřenec vzdělání?
  3. Může obec jmenovat pouze jednoho, nebo i více pověřenců?
  4. Je činnost obcí související s ustanovením pověřence výkonem samostatné či přenesené působnosti?
  5. Jak ustanovit osobu pověřence?
  6. Může být funkce pověřence vykonávána zastupitelem obce?
  7. Jaké jsou způsoby spolupráce obcí při sdílení pověřence?
  8. Mají povinnost ustanovit pověřence také organizační složky obce nebo právnické osoby zřízené či založené obcí?
  9. Jaká odměna náleží pověřenci za výkon jeho funkce?
  10. Zastupitelnost pověřence v případě jeho nepřítomnosti
  11. Je-li pověřenec zaměstnancem obce, může tuto činnost vykonávat vedle jiné pracovní činnosti?
  12. Kdo nemůže být pověřencem?
  13. Hrozí obcím sankce za nesplnění povinnosti ustanovit pověřence?

V. Kontakty pro dotazy a konzultace

Úvodní slovo

Dostává se Vám do rukou metodické doporučení k činnosti územních samosprávných celků, které pro Vás zpracovalo Ministerstvo vnitra na základě konzultace s Úřadem pro ochranu osobních údajů (dále také jen „Úřad“). Metodické doporučení je zaměřeno na výklad k tzv. pověřenci pro ochranu osobních údajů (dále také jen „pověřenec“) za účelem zodpovězení praktických otázek a poskytnutí návodu, jak organizačně zabezpečit plnění povinností souvisejících s ustanovením pověřence v podmínkách obcí. Metodické doporučení se tedy nevěnuje samotné činnosti pověřence, neboť ta se bude lišit podle rozsahu a způsobu zpracovávání osobních údajů v jednotlivých obcích a nelze tedy poskytnout stručný a současně obecný návod pro tuto činnost.

Kdo je pověřenec pro ochranu osobních údajů? Jde o jeden ze zcela nových institutů, který do právního řádu zavádí nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále také jen „nařízení“ nebo „obecné nařízení“), které se stane přímo účinné a aplikovatelné ve všech členských státech Evropské unie ode dne 25. května 2018.

Obecné nařízení o ochraně osobních údajů, často označované jako GDPR (General Data Protection Regulation), představuje komplexní právní úpravu mimořádné závažnosti. Bylo by nesprávné domnívat se, že jde jen o „další evropský předpis“. Předmětem ochrany je hodnota soukromí fyzické osoby v podobě jeho aspektu, kterým jsou osobní údaje. Osmdesát procent občanů Evropské unie se domnívá, že jejich osobní údaje nejsou dostatečně chráněny. Obecné nařízení chce tedy odstranit napětí mezi potřebou svobodné výměny informací a ochranou osobních informací jednotlivce v tzv. digitálním věku. Činí tak vytvořením (nebo spíše posílením) jednotných a účinných evropských pravidel při zpracování osobních údajů fyzických osob. Ochrana soukromí v podobě osobních údajů a ochrana práva na informační sebeurčení, které jsou zakotveny jako základní práva v ústavním pořádku České republiky i Evropské unie, předpokládá odpovídající povinnosti povinných subjektů, kterými jsou správci a zpracovatelé osobních údajů. Je žádoucí, aby se tyto povinné subjekty v přechodném období před vstupem nařízení v účinnost s problematikou obecného nařízení seznámily a připravily se na jeho dodržování. Pokud jsou v souvislosti s nařízením často zmiňovány vysoké sankce při porušení, nesmí být chápány samoúčelně, ale tak, že upozorňují na nutnost připravit se na plnění nařízení. Právní úprava ochrany osobních údajů se bude i nadále vyvíjet, což do jisté míry souvisí s neustálým vývojem nových technologií. V této oblasti proto bude potřebná nejen znalost nynější právní úpravy, ale i sledování jejího dalšího vývoje.

Ode dne 25. května 2018, kdy se obecné nařízení stane bezprostředně účinné a aplikovatelné ve všech členských státech Evropské unie, jsou mimo jiné všechny obce povinny mít tzv. pověřence pro ochranu osobních údajů a plnit další povinnosti s tímto související. Každou obec je totiž nutné chápat jako „orgán veřejné moci“ ve smyslu čl. 37 obecného nařízení, jemuž nařízení povinnost zřídit funkci pověřence ukládá. „Orgánem veřejné moci“ jsou v podmínkách obcí nepochybně též školy ve formě školské právnické osoby či příspěvkové organizace, neboť i ty jsou nadány pravomocí rozhodovat o právech a povinnostech fyzických osob. Povinnost mít pověřence nařízení vztahuje dále i na ty instituce nebo subjekty, jejichž hlavní činnost (a) vyžaduje pravidelné a systematické monitorování subjektů údajů ve velkém měřítku (např. provozovatelé městské hromadné dopravy, kteří provádí evidenci cestujících) nebo (b) spočívá v rozsáhlém zpracování citlivých údajů (např. nemocnice nebo sociální zařízení). Všechny tyto subjekty tedy budou muset mít s účinností od 25. května 2018 pověřence pro ochranu osobních údajů.

Tato metodická příručka se člení na čtyři samostatné části. První část obsahuje příslušnou právní úpravu (čl. 37 až 39 nařízení). Ve druhé části jsou vymezeny základní pojmy (osobní údaj, zpracování, správce a zpracovatel osobních údajů). Ve třetí části je uvedena obecná charakteristika pověřence. Čtvrtá a stěžejní část této metodiky se soustředí na otázky a odpovědi ve vztahu k povinnosti obce jmenovat pověřence. Účelem tohoto metodického materiálu je přiblížit obcím funkci pověřence pro ochranu osobních údajů a doporučit jim možné postupy jmenování pověřence s cílem správného zavedení tohoto institutu do praxe.

Závěrem bych rád upozornil, že při zpracování a vydání této metodiky současně probíhá proces přípravy výkladových pravidel k nařízení, který zdaleka není ukončen. Ministerstvo vnitra rovněž připravuje návrh adaptačního zákona, jímž bude změněn zákon o ochraně osobních údajů a další předpisy s cílem přizpůsobit národní právo účinnosti nařízení. Jak má být nařízení správně interpretováno a aplikováno, nepochybně ukáže také judikatura Soudního dvora Evropské unie. Toto metodické doporučení je proto nutné chápat jako prvotní výkladový text, vztahující se k praktickému zabezpečení pověřence pro ochranu osobních údajů v podmínkách obcí. Jelikož nařízení dosud nevstoupilo v účinnost, vycházejí názory zde prezentované především z teoretického výkladu nařízení. Tak, jak se bude aplikační praxe i právní výklady vyvíjet, předpokládáme, že toto metodické doporučení bude aktualizováno o nové poznatky. Je proto vhodné sledovat internetové stránky Ministerstva vnitra i Úřadu pro ochranu osobních údajů. Ministerstvo vnitra publikuje toto metodické doporučení i jeho případné aktualizace na internetové stránce http://www.mvcr.cz/odk .

Věřím, že předložená metodická pomůcka Vám bude praktickým a užitečným nástrojem pro zvládání této, do jisté míry nové, činnosti, spojené s celou řadou doposud neznámých povinností.

JUDr. PhDr. Petr Mlsna, Ph.D.
náměstek ministra vnitra pro řízení sekce
legislativy, práva, archivnictví a správních agend
pověřený řízením sekce veřejné správy

Základní pravidla pro zajištění činnosti pověřence v bodech

1. Pověřence musí mít

  • každá obec
  • každá instituce rozhodující o právech a povinnostech osob (např. školy)
  • instituce či subjekty, jejichž hlavní činnost vyžaduje pravidelné a systematické monitorování subjektů údajů ve velkém měřítku (např. provozovatelé městské hromadné dopravy, kteří provádějí evidenci cestujících)
  • instituce, jejichž hlavní činnost spočívá v rozsáhlém zpracování citlivých údajů (např. nemocnice nebo jiná velká zdravotnická nebo sociální zařízení)

2. Pověřence nemusí mít městské knihovny, technické správy komunikací nebo jiné organizace, jejichž hlavní činností není pravidelné a systematické monitorování subjektů údajů ve velkém měřítku, ani rozsáhlé zpracování citlivých údajů

3. Pověřenec má být kvalifikovanou osobou, znalou právních předpisů na ochranu osobních údajů (včetně důkladné znalosti nařízení)

4. Pověřencem může být buď pracovník (tj. zaměstnanec obce), nebo externě spolupracující osoba (např. advokát nebo advokátní kancelář)

5. Pověřence je možné sdílet, jinými slovy, jedna osoba může vykonávat funkci pověřence pro více obcí nebo povinných subjektů společně (tzn. jedna osoba může plnit úkoly pověřence jak pro obec a jí zřízené instituce, tak i pro několik obcí)

6. Pověřenec má být nezávislý a nestranný, a proto nařízení mj. požaduje, aby: o pověřenci nebyly udíleny žádné pokyny týkající se plnění jeho úkolů podle nařízení o pověřenec nebyl pro plnění svých úkolů propuštěn ani sankcionován o plnění jiných úkolů pověřence nevedlo ke střetu jeho zájmů

7. Pověřenec musí být přímo podřízen vrcholovým řídícím pracovníkům správce nebo zpracovatele, resp. mít přímý přístup k vedení obce či příslušné organizace

8. Pověřenec pomáhá zajišťovat soulad činnosti zpracovatele nebo správce s právními předpisy na ochranu osobních údajů

9. Pověřenec musí být snadno dosažitelný pro obec, Úřad pro ochranu osobních údajů i veřejnost

I. Právní úprava

Pravidla vztahující se k pověřenci pro ochranu osobních údajů jsou upravena v článcích 37 až 39 nařízení (zvýraznění v textu je provedeno pro účely této metodiky) takto:

Článek 37

Jmenování pověřence pro ochranu osobních údajů

1. Správce a zpracovatel jmenují pověřence pro ochranu osobních údajů v každém případě, kdy:

  1. zpracování provádí orgán veřejné moci či veřejný subjekt, s výjimkou soudů jednajících v rámci svých soudních pravomocí;
  2. hlavní činnosti správce nebo zpracovatele spočívají v operacích zpracování, které kvůli své povaze, svému rozsahu nebo svým účelům vyžadují rozsáhlé pravidelné a systematické monitorování subjektů údajů; nebo
  3. hlavní činnosti správce nebo zpracovatele spočívají v rozsáhlém zpracování zvláštních kategorií údajů uvedených v článku 9 a osobních údajů týkajících se rozsudků v trestních věcech a trestných činů uvedených v článku 10.

2. Skupina podniků může jmenovat jediného pověřence pro ochranu osobních údajů, pokud je snadno dosažitelný z každého podniku.

3. Je-li správce nebo zpracovatel orgánem veřejné moci či veřejným subjektem, může být s přihlédnutím k jejich organizační struktuře a velikosti jmenován jediný pověřenec pro ochranu osobních údajů pro několik takových orgánů nebo subjektů.

4. V jiných případech, než jaké jsou uvedeny v odstavci 1, mohou nebo, vyžaduje-li to právo Unie nebo členského státu, musí pověřence pro ochranu osobních údajů jmenovat správce nebo zpracovatel nebo sdružení a jiné subjekty zastupující kategorie správců či zpracovatelů. Pověřenec pro ochranu osobních údajů může jednat ve prospěch takovýchto sdružení a jiných subjektů zastupujících správce nebo zpracovatele.

5. Pověřenec pro ochranu osobních údajů musí být jmenován na základě svých profesních kvalit, zejména na základě svých odborných znalostí práva a praxe v oblasti ochrany údajů a své schopnosti plnit úkoly stanovené v článku 39.

6. Pověřenec pro ochranu osobních údajů může být pracovníkem správce či zpracovatele, nebo může úkoly plnit na základě smlouvy o poskytování služeb.

7. Správce nebo zpracovatel zveřejní kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů a sdělí je dozorovému úřadu.

Článek 38

Postavení pověřence pro ochranu osobních údajů

1. Správce a zpracovatel zajistí, aby byl pověřenec pro ochranu osobních údajů náležitě a včas zapojen do veškerých záležitostí souvisejících s ochranou osobních údajů.

2. Správce a zpracovatel podporují pověřence pro ochranu osobních údajů při plnění úkolů uvedených v článku 39 tím, že mu poskytují zdroje nezbytné k plnění těchto úkolů, k přístupu k osobním údajům a operacím zpracování a k udržování jeho odborných znalostí.

3. Správce a zpracovatel zajistí, aby pověřenec pro ochranu osobních údajů nedostával žádné pokyny týkající se výkonu těchto úkolů. V souvislosti s plněním svých úkolů není správcem nebo zpracovatelem propuštěn ani sankcionován. Pověřenec pro ochranu osobních údajů je přímo podřízen vrcholovým řídícím pracovníkům správce nebo zpracovatele.

4. Subjekty údajů se mohou obracet na pověřence pro ochranu osobních údajů ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním jejich osobních údajů a výkonem jejich práv podle tohoto nařízení.

5. Pověřenec pro ochranu osobních údajů je v souvislosti s výkonem svých úkolů vázán tajemstvím nebo důvěrností, v souladu s právem Unie nebo členského státu.

6. Pověřenec pro ochranu osobních údajů může plnit i jiné úkoly a povinnosti. Správce nebo zpracovatel zajistí, aby žádné z těchto úkolů a povinností nevedly ke střetu zájmů.

Článek 39

Úkoly pověřence pro ochranu osobních údajů

1. Pověřenec pro ochranu osobních údajů vykonává alespoň tyto úkoly:

  1. poskytování informací a poradenství správcům nebo zpracovatelům a zaměstnancům, kteří provádějí zpracování, o jejich povinnostech podle tohoto nařízení a dalších předpisů Unie nebo členských států v oblasti ochrany údajů;
  2. monitorování souladu s tímto nařízením, dalšími předpisy Unie nebo členských států v oblasti ochrany údajů a s koncepcemi správce nebo zpracovatele v oblasti ochrany osobních údajů, včetně rozdělení 9 odpovědnosti, zvyšování povědomí a odborné přípravy pracovníků zapojených do operací zpracování a souvisejících auditů;
  3. poskytování poradenství na požádání, pokud jde o posouzení vlivu na ochranu osobních údajů, a monitorování jeho uplatňování podle článku 35;
  4. spolupráce s dozorovým úřadem a
  5. působení jako kontaktní místo pro dozorový úřad v záležitostech týkajících se zpracování, včetně předchozí konzultace podle článku 36, a případně vedení konzultací v jakékoli jiné věci.

2. Pověřenec pro ochranu osobních údajů bere při plnění svých úkolů patřičný ohled na riziko spojené s operacemi zpracování a současně přihlíží k povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování.

II. Základní pojmy - osobní údaj, zpracování, správce a zpracovatel osobních údajů

„Osobními údaji“

jsou veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (dále jen „subjekt údajů“); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby; (čl. 4 odst. 1 nařízení)

„Zpracováním“

je jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení; (čl. 4 odst. 2 nařízení).

„Správcem“

je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů; jsou-li účely a prostředky tohoto zpracování určeny právem Unie či členského státu, může toto právo určit dotčeného správce nebo zvláštní kritéria pro jeho určení; (čl. 4 odst. 7 nařízení)

„Zpracovatelem“

je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce; (čl. 4 odst. 8 nařízení). 10

III. Obecná charakteristika pověřence

Pověřence pro ochranu osobních údajů lze chápat jako důležitého pomocníka a konzultanta v systému ochrany osobních údajů. Jeho povinností je poskytovat poradenství správcům a zpracovatelům a jejich zaměstnancům, kteří se podílí na zpracování osobních údajů, o jejich povinnostech v oblasti ochrany osobních údajů. Jeho úkolem je dále monitorovat zpracování osobních údajů, tzn. sledovat, analyzovat a vyhodnocovat soulad zpracování s požadavky nařízení a dalšími právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů (evropskými i národními). Pověřenec je rovněž kontaktní osobou pro dozorový orgán, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, jakož i pro jednotlivce, k nimž se osobní údaje vztahují (tj. subjekty osobních údajů). Tito se mohou na pověřence obracet ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním jejich osobních údajů a výkonem jejich práv podle nařízení. Cílem spolupráce s dozorovým orgánem je usnadnit mu přístup k informacím a dokumentům pro výkon jeho vyšetřovacích, rozhodovacích a dalších pravomocí uložených vnitrostátními předpisy.

Úkolem pověřence je tedy napomáhat při zajišťování souladu praxe s ustanoveními nařízení a dalšími předpisy v oblasti ochrany osobních údajů. Pověřenec však nenese osobní odpovědnost za nedodržování nařízení a dalších právních předpisů na úseku ochrany osobních údajů. Odpovědným subjektem jsou i nadále jednotlivé obce a kraje jakožto správci nebo zpracovatelé osobních údajů, kteří musí zajistit a musí být schopni doložit, že zpracování je prováděno v souladu s ustanoveními obecného nařízení (srov. článek 24 odst. 1 nařízení). Proto také obec není právně vázána radou nebo stanoviskem pověřence, nicméně musí být schopna svůj odlišný postoj řádně odůvodnit, tzn. pro odlišný postup nebo rozhodnutí při ochraně nebo zpracovávání osobních údajů musí mít adekvátní důvody.

Z nařízení vyplývá, že úkoly pověřence musí být vykonávány nezávislým způsobem. Za tímto účelem je obec povinna zajistit, aby pověřenec nedostával žádné pokyny týkající se plnění jeho úkolů. To znamená, že obec pověřenci nemůže zadat pokyn, jakého výsledku má dosáhnout nebo jaký názor nebo právní výklad má zastávat, jak prošetřit stížnost nebo zda kontaktovat Úřad. Obec je rovněž povinna zajistit, aby plnění jiných úkolů pověřence nevedlo ke střetu jeho zájmů, a dále, aby žádná osoba provádějící úkoly pověřence nebyla v souvislosti s plněním těchto svých úkolů propuštěna ani jinak sankcionována. Pověřence tedy nelze nijak postihovat za nezávislý způsob výkonu povinností (tzn. za to, že zastává jiný názor než správce osobních údajů, nebo že kontaktoval Úřad, atp.), např. ukončením smlouvy o spolupráci, snížením odměny za výkon funkce pověřence nebo jakýmkoli jiným způsobem.

Nařízení dále požaduje, aby pověřenec pro ochranu osobních údajů byl přímo podřízen vrcholovým řídícím pracovníkům správce nebo zpracovatele. Jde o požadavek, aby pověřenec měl přímý přístup k vedení obce nebo příslušné organizace, tj. aby nebyl mezi pověřencem a vedením další mezičlánek a pověřenec se tak na vedení mohl kdykoli obrátit v záležitostech ochrany osobních údajů. To znamená, že bude-li pověřenec zaměstnancem obce, měl by být organizačně podřízen přímo tajemníkovi obecního úřadu, resp. starostovi, jde-li o obec, v níž není ustavována funkce tajemníka, nebo bude-li pověřenec zaměstnancem obce zařazeným mimo obecní úřad. Nebude-li pověřenec v pracovněprávním vztahu k obci, tedy bude-li jeho činnost založena jinou smlouvou, měl by být jeho „partnerem“ za obec přímo starosta obce.

S ohledem na to, že obec je odpovědným subjektem za dodržování všech výše uvedených pravidel, měla by je aktivně promítnout do právního vztahu s pověřencem a trvat na jejich dodržování. To vyžaduje mj. zakotvení vhodných smluvních pravidel, která budou reflektovat výše uvedené principy a požadavky týkající se způsobu výkonu funkce pověřence.

IV. Otázky a odpovědi

1) Kdo může být pověřencem?

Nařízení připouští, aby pověřencem byla jak fyzická osoba (tj. zaměstnanec obce nebo např. externě spolupracující advokát), tak právnická osoba (tj. např. advokátní kancelář). V případě, že obec za pověřence zvolí právnickou osobu, musí být jmenovitě určena konkrétní fyzická osoba, která bude funkci pověřence fakticky vykonávat a bude dosažitelná pro potřeby obce, Úřadu i veřejnosti.

Zajištění dosažitelnosti pověřence mj. předpokládá zveřejnění jeho kontaktních údajů na úřední desce obecního úřadu (a to jak na její „fyzické“ podobě, tak i na elektronické úřední desce, která je dostupná dálkově), přičemž by tyto údaje měly být uvedeny i mezi povinně zveřejňovanými informacemi podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů [§ 5 odst. 2 písm. b)].

Pověřencem může být buď pracovník správce nebo zpracovatele osobních údajů, nebo externě spolupracující osoba, která funkci pověřence vykonává na základě smlouvy o poskytování služeb (čl. 37 odst. 6 nařízení). Pracovníkem správce nebo zpracovatele je třeba rozumět zaměstnance obce, který funkci pověřence vykonává na základě pracovní smlouvy (tzn. v pracovním poměru). Externě spolupracující osobou je třeba rozumět osobu (ať už fyzickou či právnickou), která funkci pověřence vykonává na základě jiné než pracovní smlouvy. 

Ačkoli tak nařízení nestanoví výslovně, měla by funkce pověřence být stálá. Schopnost plnit úkoly dle čl. 39 nařízení totiž předpokládá možnost pověřence detailně poznat vnitřní chod a organizaci správce, neboť jedině tak dokáže stanovit problémy a odhadnout případná rizika spojená se zpracováním osobních údajů. Je tudíž vhodné (byť z hlediska nařízení nikoli nezbytné), aby byl pověřenec zaměstnán na základě pracovní smlouvy na dobu neurčitou, resp. ustavit jej na delší časové období tak, aby měl dostatek času seznámit se se zpracováváním osobních údajů správcem. Funkce pověřence by však neměla být vykonávána na základě dohody o práci konané mimo pracovní poměr (tj. dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti), neboť na tyto dohody se nepoužijí pravidla o skončení pracovního poměru, která jsou stanovena na ochranu zaměstnance (srov. § 77 odst. 2 písm. g/ zákoníku práce). Sjednání zkušební doby v pracovní smlouvě s pověřencem je rovněž možné (tzn. sjednání zkušební doby v pracovní smlouvě na dobu neurčitou, které je v souladu se zákoníkem práce, není porušením nařízení).

Stejný princip se uplatní i na externě spolupracující osoby. Smlouva o poskytování služeb mezi obcí a pověřencem by měla být optimálně uzavírána na dobu neurčitou, a to s taxativním výčtem důvodů, pro které tato smlouva může být vypovězena, resp. pro které lze pověřence odvolat. Tyto důvody pro jednostranné ukončení spolupráce mohou záležet (i s ohledem na požadavek nezávislého výkonu funkce) pouze v objektivních okolnostech, jako jsou např. ztráta předpokladů pro výkon funkce pověřence nebo dlouhodobá neschopnost pověřence tuto funkci vykonávat, tzn. že nesmí zakládat prostor pro libovolné rozvázání spolupráce ze strany správce (obce).

Výběr pověřence je na uvážení obce. Pověřencem by měl být odborník v oblasti ochrany osobních údajů, který má adekvátní odborné předpoklady pro plnění této funkce a k tomu, aby se mohl řádně věnovat úkolům vyplývajícím z nařízení (v podrobnostech viz otázka a odpověď č. 2). Pověřencem může být pouze taková osoba, která může být nejenom obci, ale i Úřadu a veřejnosti k dispozici při řešení problémů souvisejících s ochranou osobních údajů. Pověřenec musí mít zároveň možnost zpracovávání osobních údajů u příslušného správce detailně poznat, neboť pouze tak dokáže plnit úkoly vyplývající z nařízení. Z těchto důvodů je nutné, aby vybraný pověřenec měl nejenom dostatečné profesní a další předpoklady pro výkon funkce, ale i časové možnosti plně se věnovat úkolům pověřence podle nařízení.

2) Jaké má mít pověřenec vzdělání?

Pověřenec musí mít profesní kvality dané zejména jeho znalostmi práva a praxe v oblasti ochrany osobních údajů. Musí mít takové odborné schopnosti, aby byl způsobilý plnit úkoly stanovené v čl. 39 nařízení (srov. čl. 37 odst. 5 nařízení). Nařízení tedy vyžaduje, aby pověřenec byl odborníkem s dostatečnými vědomostmi v oblasti práva a praxe ochrany osobních údajů. Musí jít o osobu, která se nejenom orientuje v legislativě, ale má důkladné znalosti nařízení a dalších evropských i národních předpisů na úseku ochrany osobních údajů.

Nařízení však nestanoví žádnou specifickou formu ověření nebo prokázání profesních kvalit pověřence. To mimo jiné znamená, že pověřenec nemusí mít vzdělání ve smyslu absolutoria vysoké školy a získání akademického titulu. Nařízení nestanoví ani žádnou povinnou „profesní zkoušku“. Nařízení tedy vychází z toho, že odpovědnost za výběr „odborně způsobilé“ osoby jako pověřence pro ochranu osobních údajů ponesou přímo správci.

Obecně lze obcím doporučit jmenovat pověřencem osobu, která má dostatečné kvalifikační předpoklady a dovednosti, aby mohla plnit úkoly pověřence pro danou obec. Úroveň znalostí pověřence by se tedy měla odvíjet od citlivosti, složitosti a množství osobních údajů, které obec zpracovává. V podmínkách obcí je žádoucí, aby pověřenec měl nejenom znalosti a zkušenosti v oblasti ochrany osobních údajů, ale i profesní vědomosti o fungování veřejné správy. Neméně důležitá je praktická znalost organizace, chodu a vnitřních předpisů obce, u které pověřenec působí. Mezi důležité znalosti pověřence dále patří odpovídající znalost informačních technologií a bezpečnosti dat. Pověřenec při plnění svých povinností může získávat vysoce důvěrné informace o fyzických osobách a o úrovni zabezpečení osobních údajů, pokud je správce (obec, sociální zařízení apod.) zpracovává. Výkon těchto povinností může být za určitých okolností konfliktní, přičemž řešení bude vyžadovat zvládnutí dilematických situací. Osoba pověřence by tudíž měla splňovat i odpovídající etické předpoklady relevantní z hlediska výkonu jeho funkce. Pověřenec totiž bude svou funkci vykonávat nejenom ve vztahu k obci, která pověřence ustanoví, ale i vůči Úřadu a jiným státním orgánům a ve vztahu k veřejnosti.

3) Může obec jmenovat pouze jednoho, nebo i více pověřenců?

Nařízení nevylučuje, aby obec jmenovala více osob, které budou vykonávat funkci pověřence společně (tzn. tým spolupracujících osob). Takový postup lze doporučit, je-li jeho účelem efektivní plnění různých úkolů vyplývajících z nařízení. Je však třeba upozornit, že všechny osoby pověřence musí splňovat kvalifikační předpoklady pro výkon této funkce dané nařízením (čl. 37 odst. 5).

V zájmu dobré organizace je dále nutné, aby úkoly pověřence byly jasně rozděleny mezi jednotlivé pověřence a aby byl zpravidla určen jediný pověřenec jako hlavní kontaktní osoba pro subjekty osobních údajů a Úřad.

4) Je činnost obcí související s ustanovením pověřence výkonem samostatné či přenesené působnosti?

Samotnou činnost obce s cílem zajištění osoby pověřence a plnění souvisejících povinností je třeba chápat jako výkon samostatné působnosti obce, byť má tato činnost do jisté míry povahu organizačně-technickou. Na uvedeném závěru nic nemění fakt, že plnění úkolů pověřencem bude souviset s výkonem řady různých činností vykonávaných obcí na úseku státní správy či samosprávy (např. zpracování osobních údajů při vedení matriky, které je výkonem přenesené působnosti obce).

5) Jak ustanovit osobu pověřence?

Obecně existuje několik cest ke jmenování pověřence, včetně sdílení pověřence více obcemi. V zásadě je možné uvést tyto varianty ustanovení pověřence:

a) Pověřenec v pracovním poměru (zaměstnanec)

Pověřenec může být zaměstnancem obce zařazeným do obecního úřadu i mimo obecní úřad.

Bude-li pověřenec zaměstnancem zařazeným do obecního úřadu, jedná se o úředníka ve smyslu zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků a o změně některých zákonů (dále jen „zákon č. 312/2002 Sb.“), neboť povaha činnosti pověřence má povahu tzv. správní činnosti podle tohoto zákona. V takovém případě na osobu pověřence dopadají ustanovení obsažená v tomto zákoně. Povinnost prokázat zvláštní odbornou způsobilost podle daného zákona se však na pověřence nevztahuje. (1) Obsazení takového místa však musí probíhat na základě § 4 a násl. zákona č. 312/2002 Sb.

Nebude-li pověřenec zařazen do obecního úřadu, nebude mít postavení úředníka územního samosprávného celku podle zákona č. 312/2002 Sb. a tento zákon se tedy na něj nebude vztahovat.

Určení rozsahu pracovního úvazku je na uvážení obce. Obec by však měla vždy zvolit takovou cestu, kterou zaměstnanci vytvoří předpoklady pro řádné plnění povinností vyplývajících z nařízení.

(1) Úkoly pověřence totiž nejsou ke dni zpracování tohoto materiálu zahrnuty mezi správní činnosti vyjmenované ve vyhlášce č. 512/2002 Sb., o zvláštní odborné způsobilosti úředníků územních samosprávných celků, pro které se, podle § 21 zákona č. 312/2002 Sb., vyžaduje prokázání zvláštní odborné způsobilosti.

Jinou otázkou je, jak zařadit zaměstnance, který vykonává funkci pověřence, v organizační struktuře obecního úřadu. Nařízení požaduje, aby pověřenec pro ochranu osobních údajů byl přímo podřízen vrcholovým řídícím pracovníkům správce nebo zpracovatele (srov. čl. 38 odst. 3 nařízení). Je tudíž žádoucí, aby zaměstnanec vykonávající funkci pověřence byl organizačně oddělen a přímo podřízen tajemníkovi obecního úřadu, který je ve smyslu § 2 odst. 8 zákona č. 312/2002 Sb. vedoucím tohoto úřadu. V obcích, ve kterých není funkce tajemníka zřízena nebo kde není tajemník ustanoven, bude pověřenec podřízen přímo starostovi obce [srov. § 103 odst. 4 písm. b) ve spojení s § 110 odst. 3 a § 109 odst. 1 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o obcích“)]. Přímo starostovi obce bude také podřízen pověřenec, který je zaměstnancem obce zařazeným mimo obecní úřad.

Připomínáme, že pověřence, který je zaměstnancem obce, nelze postihovat v oblasti odměňování nebo jiným způsobem za nezávislý výkon jeho povinností, tj. například za to, že zastává jiný právní názor než správce. Dále upozorňujeme, že z hlediska principu nezávislosti je důležité, aby pověřenec, který je zaměstnancem obce, podepsal doložku či smluvní ujednání, že u něj nedojde ke střetu zájmů, a dále se zavázal zachovávat povinnost mlčenlivosti o všech osobních údajích, o kterých se dozví v souvislosti s výkonem své funkce, a o všech bezpečnostních opatřeních, jejichž vyzrazení by ohrozilo zabezpečení osobních údajů, a to i po skončení pracovního poměru.

b) Pověřenec v jiném právním vztahu k obci (externě spolupracující osoba)

Nařízení výslovně připouští, aby funkci pověřence vykonávala osoba v jiném než pracovněprávním vztahu k obci na základě smlouvy o poskytování služeb. Nezáleží přitom na tom, jak je tato smlouva nazvána. Typicky půjde o tzv. nepojmenovanou soukromoprávní smlouvu mezí obcí a pověřencem, kdy vzájemná práva a povinnosti smluvních stran se budou řídit zejména touto smlouvou (§ 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů).

S ohledem na odpovědnost obce za dodržování povinností vyplývajících z nařízení je vhodné ve smlouvě sjednat zejména tyto náležitosti:

  • označení odpovědné osoby nebo osob, které budou funkci pověřence vykonávat,
  • označení jedné určité osoby jako hlavní kontaktní osoby pro subjekty osobních údajů a Úřad,
  • výčet úkolů, které má pověřenec plnit (podle čl. 38 odst. 4 a čl. 39 odst. 1 nařízení), případně další úkoly, kterými může být pověřenec pověřen (typicky vedení záznamů o činnostech zpracování podle čl. 30 nařízení),
  • ujednání představující záruky nezávislosti výkonu funkce pověřence – tj. zejména povinnost pověřence oznámit možný střet zájmů správci osobních údajů, taxativní výčet důvodů, pro které lze smlouvu 16 s pověřencem vypovědět a pověřence odvolat (tyto důvody mohou zahrnovat dlouhodobé neplnění úkolů pověřence, ztrátu schopnosti vykonávat povinnosti pověřence a další obvyklé důvody; důvody pro jednostranné ukončení spolupráce však nemohou zahrnovat explicitně vyjádřenou či skrytou sankci za nezávislý výkon povinností pověřence),
  • doložku či smluvní ujednání, kterým se pověřenec zaváže, že u něj nedojde ke střetu zájmů
  • doložku či smluvní ujednání, kterým se pověřenec zaváže zachovávat mlčenlivost o všech osobních údajích, o kterých se dozví v souvislosti s výkonem své funkce, a o všech bezpečnostních opatřeních, jejichž vyzrazení by ohrozilo zabezpečení osobních údajů.

I u externě spolupracující osoby je nutné mít na paměti, že výkon funkce pověřence je ovládán principem nezávislosti a nestrannosti, s čímž souvisí požadavek, aby plnění jiných úkolů pověřence nevedlo ke střetu jeho zájmů (srov. čl. 38 odst. 6 nařízení). Konflikt zájmů u externě spolupracujícího pověřence může vzniknout např. tehdy, pokud by externí pověřenec byl obcí požádán o zastupování správce nebo zpracovatele u soudu nebo u Úřadu ve věci týkající se ochrany osobních údajů.

c) Sdílení pověřence

Nařízení nevyžaduje, aby každá obec měla svého vlastního pověřence. Naopak výslovně připouští, aby jednoho pověřence sdílelo více obcí, a to s přihlédnutím k jejich organizační struktuře a velikosti. V navazující otázce a odpovědi č. 7 jsou podrobněji rozvedeny formy možného sdílení pověřence více obcemi.

Sdílení pověřence je vhodné zejména pro menší obce, které vykonávají přenesenou působnost jen v malém rozsahu. Tyto obce totiž budou v porovnání s obcemi s pověřeným obecním úřadem a obcemi s rozšířenou působností zpracovateli osobních údajů jen v malé míře. Jako jedna z možných variant se jeví postup, kdy pro potřeby těchto obcí bude úkoly pověřence zajišťovat pověřenec obce s pověřeným obecním úřadem (tzv. obec II. typu) nebo pověřenec obce s rozšířenou působností (tzv. obec III. typu), v jejichž správním obvodu se tyto menší obce nachází. Není vyloučena ani možnost, aby některé, zejména menší, obce sdílely pověřence vyššího územního samosprávného celku (kraje).

Z výše uvedeného vyplývá, že jediný pověřenec může své povinnosti plnit pro několik obcí společně, a to s ohledem na jejich velikost a organizační strukturu, resp. rozsah osobních údajů, které tyto obce zpracovávají. Určení, pro kolik obcí současně může působit jediná fyzická nebo právnická osoba jako společný pověřenec však bude záležet především na podmínkách na straně jednotlivých obcí. Tato otázka proto musí být posuzována vždy případ od případu. Lze se však domnívat, že zpravidla nebude reálně možné, aby jediná fyzická osoba vykonávala efektivně funkci pověřence pro více než 10 obcí. Při počtu méně než 10 obcí bude třeba vždy zvažovat, zda jsou dány předpoklady pro to, aby povinnosti pověřence byly vykonávány řádně pro všechny spolupracující obce, zejména s ohledem na rozsah osobních údajů, které tyto obce zpracovávají.

Rozhodnou-li se obce ke spolupráci, měly by vždy důkladně zvážit, zda osoba, která se má stát „sdíleným“ pověřencem, je schopna plnit úkoly pověřence efektivně pro všechny spolupracující obce. Obce musí posuzovat, zda tato osoba má dostatečné časové a jiné předpoklady pro výkon funkce „sdíleného“ pověřence. Bude třeba přihlížet jak k podmínkám na straně jednotlivých obcí (tj. k jejich velikosti a organizační struktuře, počtu atd.), tak i k okolnostem na straně daného pověřence. S přihlédnutím k velikosti a organizační struktuře zúčastněných obcí, resp. rozsahu jimi zpracovávaných dat, bude třeba klást nároky na úroveň vzdělání a profesních dovedností „sdíleného“ pověřence.

Závěrem je třeba upozornit, že žádnou obec, kraj, fyzickou či právnickou osobu nelze ke vzájemné spolupráci nutit. Sdílení pověřence je z povahy věci možné jen v případě kladné vůle všech zúčastněných subjektů.

6) Může být funkce pověřence vykonávána zastupitelem obce?

Člen zastupitelstva obce je mj. povinen dle § 83 odst. 1 zákona o obcích plnit úkoly, které mu uloží orgány obce, jejichž je členem. Nabízí se tedy otázka, zda obec, resp. zastupitelstvo, může výkonem úkolů pověřence pověřit člena zastupitelstva obce.

S ohledem na požadavek nařízení, aby funkci pověřence vykonával buď pracovník (tzn. zaměstnanec obce), nebo externě spolupracující osoba na základě smlouvy o poskytování služeb (srov. čl. 37 odst. 6 nařízení), je nutno dovodit, že zastupitel nemůže být pověřencem obce z titulu své funkce člena zastupitelstva obce.

Je však možné, aby funkce pověřence byla vykonávána zastupitelem obce na základě pracovní nebo jiné smlouvy s obcí, splňuje-li zastupitel všechny předpoklady pro výkon funkce pověřence v podmínkách dané obce. Vnitrostátní předpisy totiž souběžný výkon funkce zastupitele a jiné činnosti v pracovním poměru nezakazují, a tato možnost není explicitně vyloučena ani nařízením.

Je přitom nutné mít na paměti, že osoba pověřence musí mít dostatečné profesní zkušenosti a znalosti v oblasti ochrany osobních údajů, a dostatečné časové možnosti věnovat se plně povinnostem vyplývajícím z nařízení. Pověřenec musí vystupovat jako nezávislý a nestranný prostředník mezi správcem a Úřadem, potažmo mezi správcem a veřejností, a být považován za důvěryhodnou osobu, jde-li o ochranu práva a osobních údajů. To je třeba dovodit nejenom z výslovně stanovených pravidel a principů vážících se k osobě pověřence, ale i z účelu nařízení, které nepochybně sleduje cíl, aby se pověřenci skutečně stali nezávislými „strážci“ ochrany osobních údajů. U členů zastupitelstva obce, tzn. u osob zastávající politickou funkci, bude třeba zvlášť důkladně posoudit, zda konkrétní osoba (zastupitel) může v podmínkách té které obce skutečně splňovat předpoklady pro nezávislý výkon funkce pověřence.

7) Jaké jsou způsoby spolupráce obcí při sdílení pověřence?

V zásadě je možné uvést následující způsoby sdílení pověřence, přičemž volba té které varianty je na uvážení spolupracujících obcí.

a) Více obcí uzavře smlouvu s jediným pověřencem

Není vyloučeno, aby každá obec samostatně uzavřela smlouvu s jediným pověřencem, tedy aby táž (fyzická nebo právnická) osoba vykonávala úkoly pověřence pro více obcí na základě individuálních dohod těchto obcí s osobou pověřence. „Sdílení“ pověřence má v tomto případě povahu toliko personální, kdy jedna osoba působí jako pověřenec pro více obcí.

Má-li pověřenec vykonávat tímto způsobem úkoly pro více obcí jako zaměstnanec (tzn. v pracovním poměru), je třeba pamatovat na omezení, kterým je písemný souhlas zaměstnavatele podle § 16 odst. 4 zákona o úřednících územních samosprávných celků, podle něhož může úředník vykonávat jinou výdělečnou činnost jen s předchozím písemným souhlasem územního samosprávného celku, u něhož je zaměstnán, resp. na ustanovení § 304 odst. 1 zákoníku práce (pokud nebude mít pověřenec postavení úředníka; srov. výše).

Bude-li pověřenec v jiném právním vztahu k obci (tzn. v jiném než pracovním poměru), případná omezení mohou vyplývat ze smlouvy mezi obcí a tímto pověřencem (např. z doložky o exkluzivitě).

b) Obec uzavře smlouvu o spolupráci s jinou obcí, která pro ni pověřence zajistí

Není vyloučeno, aby obec, která nemá vlastního pověřence, uzavřela smlouvu o spolupráci s jinou obcí, která pro ni plnění úkolů pověřence bude zajišťovat. V takovém případě zřejmě půjde o koordinační veřejnoprávní smlouvu mezi obcemi podle § 159, resp. § 160 odst. 1 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů, k jejímuž uzavření nemusí existovat zvláštní zákonné zmocnění, neboť se netýká výkonu veřejné moci (srov. § 160 odst. 6 správního řádu), ani souhlasu krajského úřadu.

Při takovém právním řešení však bude pro obec v postavení pověřence druhá obec, která jí tímto způsobem bude danou službu smluvně zabezpečovat, nikoli zaměstnanec této obce, který ji bude reálně vykonávat. V souvislosti s tím je vždy nutné určit konkrétní fyzickou osobu, které bude za „zajišťující“ obec úkoly pověřence vykonávat. Daný zaměstnanec by ale zároveň měl být poté pro potřeby komunikace konkrétně určen jako kontaktní osoba.

c) Dobrovolný svazek obcí

Další formou spolupráce obcí vedoucí ke sdílení pověřence je uzavření smlouvy o vytvoření dobrovolného svazku obcí (srov. § 49 a násl. zákona o obcích), případně rozšíření činnosti existujícího svazku o plnění úkolů pověřence pro členské obce (v rámci stanov). I v takovém případě platí, že pověřencem je při tomto řešení dobrovolný svazek obcí, nikoli pracovník svazku, který bude tuto činnost fakticky vykonávat. Současně by měl být určen jako kontaktní osoba.

Je-li zvoleno takové řešení, není již nutné, aby členské obce uzavíraly každá individuální smlouvu o poskytování služeb pověřence s dobrovolným svazkem obcí. Postačí, je-li uzavřena jediná smlouva, a to mezi pověřencem a tímto svazkem. Svazek je totiž samostatným právním subjektem, který může vlastním právním jednáním vstupovat do práv a brát na sebe povinnosti (§ 49 odst. 3 zákona o obcích). V tomto případě tedy obce nezajišťují pověřence vlastním právním jednáním, ale svou účastí v dobrovolném svazku obcí.

Upozorňujeme, že předmět činnosti svazku, spočívající v zajištění činnosti pověřence pro členské obce, musí být uveden ve stanovách, které jsou přílohou smlouvy o vytvoření svazku obcí (§ 50 odst. 2 písm. b/ zákona o obcích).

8) Mají povinnost ustanovit pověřence také organizační složky obce nebo právnické osoby zřízené či založené obcí?

Povinnost mít pověřence dopadá nejenom na všechny obce, ale obecně na jakýkoli „orgán veřejné moci“ a „veřejný subjekt“, který rozhoduje o právech a povinnostech osob. Tímto orgánem jsou v podmínkách obcí nepochybně školy, ať už jsou obcí zřízeny ve formě příspěvkové organizace, nebo školské právnické osoby. Nařízení povinnost mít pověřence dále vztahuje i na ty instituce nebo subjekty, jejichž hlavní činnost (a) vyžaduje pravidelné a systematické monitorování subjektů údajů ve velkém měřítku (to budou např. provozovatelé městské hromadné dopravy, které provádí evidenci cestujících) nebo (b) spočívá v rozsáhlém zpracování citlivých údajů (např. nemocnice nebo jiná velká zdravotnická nebo sociální zařízení).

Povinnost mít pověřence se tedy neodvíjí od právní formy, ale od předmětu činnosti subjektu či organizace. „Orgánům veřejné moci“, které rozhodují o právech a povinnostech osob, ukládá nařízení povinnost mít pověřence bez dalšího. Na ostatní subjekty či instituce povinnost mít pověřence dopadá tehdy, je-li předmětem jejich hlavní činnosti buď pravidelné a systematické monitorování subjektů údajů ve velkém měřítku, nebo rozsáhlé zpracování citlivých údajů, a to bez ohledu na to, zda jde o organizační složku, příspěvkovou organizaci či jinou právnickou osobu zřízenou či založenou obcí. Na základě uvedeného lze dovodit, že např. na městské knihovny, technické správy komunikací nebo jiné organizace, jejichž hlavní činností není pravidelné a systematické monitorování subjektů údajů ve velkém měřítku, ani rozsáhlé zpracování citlivých údajů, povinnost mít pověřence nedopadá.

Obdobně jako v případě spolupráce obcí je možné, aby organizační složky, příspěvkové organizace i jiné právnické osoby zřízené či založené obcí využily služeb pověřence obce, která je jejich zřizovatelem. Formy spolupráce se však budou lišit s ohledem na právní status organizace. Jde-li o organizační složku obce bez právní subjektivity, je třeba dovodit, že úkoly pověřence mohou být ve vztahu k organizační složce zajištěny obcí bez dalšího, tzn. bez nutnosti formálního úkonu ze strany obce. To zároveň nevylučuje postup, kdy si organizační složka zajistí vlastního pověřence, a to za předpokladu, že takové oprávnění pro ni vyplývá ze zřizovací listiny. Zmocnění ke jmenování pověřence by mělo být ve zřizovací listině uvedeno buď výslovně, nebo by mělo vyplývat z rozsahu oprávnění organizační složky jednat za obec jako svého zřizovatele (tj. z rámce svěřených úkolů daných zřizovací listinou). Jde-li o příspěvkové organizace a jiné právnické osoby zřízené či založené obcí, sdílení pověřence je možné buď cestou uzavření samostatné smlouvy s tímto pověřencem, nebo cestou uzavření smlouvy o spolupráci mezi obcí a příslušnou právnickou osobou. U příspěvkových organizací a jiných právnických osob zřízených či založených obcí je tedy právní řešení obdobné způsobům, jimiž lze zabezpečit sdílení pověřence více obcemi (srov. výše).

9) Jaká odměna náleží pověřenci za výkon jeho funkce?

Je-li pověřenec zaměstnancem obce, náleží mu plat podle právních předpisů upravujících odměňování zaměstnanců, jejichž zaměstnavatelem je územní samosprávný celek, tzn. podle:

  • zákoníku práce,
  • nařízení vlády č. 564/2006 Sb., o platových poměrech zaměstnanců ve veřejných službách a správě, ve znění pozdějších předpisů,
  • nařízení vlády č. 222/2010 Sb., o katalogu prací ve veřejných službách a správě.

Je-li pověřenec v jiném než pracovněprávním vztahu k obci, jsou podmínky odměňování a výše odměny záležitostí dohody obce a tohoto pověřence.

10) Zastupitelnost pověřence v případě jeho nepřítomnosti

Je-li pověřenec zaměstnancem obce, platí pro jeho zastupování v době nepřítomnosti, resp. v době, kdy svou funkci nemůže vykonávat, stejná pravidla jako v případě jiného zaměstnance. V případě krátkodobé nepřítomnosti tedy v zásadě není nutné činit jakákoli opatření. V případě dlouhodobé nepřítomnosti je namístě učinit opatření k ustanovení „náhradního“ pověřence. Tato opatření mohou spočívat v dočasném pověření jiného zaměstnance plněním těchto úkolů (v pracovněprávních mezích), nebo v dočasném ustanovení „externího“ pověřence. Je však třeba mít na paměti, že i „náhradní“ pověřenec musí splňovat všechny kvalifikační podmínky výkonu dané funkce stanovené nařízením (čl. 37 odst. 5).

Plní-li úkoly pověřence fyzická nebo právnická osoba mimo pracovněprávní vztah, je namístě přijmout příslušná opatření k zabezpečení této činnosti tak, aby probíhala kontinuálně. Tato opatření mohou typicky spočívat ve sjednání povinnosti pověřence zabezpečit příslušné úkoly v určitých lhůtách pod stanovenou sankcí.

11) Je-li pověřenec zaměstnancem obce, může tuto činnost vykonávat vedle jiné pracovní činnosti?

Nařízení předpokládá, že pověřenec může plnit i jiné úkoly a povinnosti, přičemž správce nebo zpracovatel musí zajistit, aby žádný z těchto úkolů a povinností nevedly ke střetu zájmů (čl. 38 odst. 6 nařízení). (2) Zaměstnanec tedy může plnit úkoly pověřence i vedle svých dalších pracovních úkolů (např. na základě sjednání v pracovní smlouvě) za podmínky, že plnění těchto jiných úkolů nepovede ke střetu zájmů, tedy k ohrožení nezávislého výkonu funkce pověřence.

Pověřencem proto nemůže být osoba, která u správce či zpracovatele provádí, či se podílí na provádění organizačně-technických opatření k zajištění ochrany osobních údajů. Nemůže jít dále o zaměstnance, který ze své pracovní pozice rozhoduje o účelu a prostředcích zpracování osobních údajů. U těchto osob je totiž z povahy věci nezávislost vyloučena. Typicky tak nemůže vykonávat funkci pověřence např. vedoucí odboru personálního nebo odboru informačních technologií, kteří např. stanoví rozsah a účely zpracování nebo jsou odpovědní za bezpečnost IT vybavení. Naopak není vyloučeno, aby pověřence vykonával např. referent či vedoucí oddělení (např. v rámci právního odboru, odboru vnitřní kontroly apod.), pokud do jejich pracovní náplně nenáleží provádění organizačně-technických opatření k zajištění ochrany osobních údajů, nebo výkon jiných činností, které mohou vést ke střetu zájmů a ohrožení nezávislého výkonu funkce pověřence (není však vyloučeno, aby pověřenec při plnění jiných pracovních úkolů s osobními údaji nakládal, např. při vedení správních řízení, atp.).

(2) Ani zákoník práce souběh více pracovněprávních vztahů u téhož zaměstnavatele nevylučuje (srov. § 34b odst. 4 zákoníku práce). Při souběhu pracovněprávních vztahů platí, že každý pracovněprávní vztah se posuzuje samostatně (pracovněprávní vztahy jsou tedy oddělené a na sobě nezávislé, což je třeba si uvědomit zejména při zařazení zaměstnance v organizační struktuře obecního úřadu, při udělování pokynů a pracovních výtek, rozvázání pracovněprávního vztahu, atp.).

V závislosti na velikosti, struktuře a činnostech konkrétní obce je možné ve vnitřních předpisech vymezit pracovní místa neslučitelná s výkonem funkce pověřence, začlenit do vnitřních pravidel obecnější vysvětlení střetu zájmů atp. (odkazujeme na „Vodítka k pověřencům pro ochranu osobních údajů“ pracovní skupiny dle čl. 29 nařízení, kap. 3.5. - Střet zájmů, dostupná na webových stránkách Úřadu: https://www.uoou.cz/assets/File.ashx?id_org=200144&id_dokumenty=23463 ).

Při souběhu výkonu funkce pověřence s plněním jiných pracovních úkolů je dále třeba brát v potaz, zda příslušný zaměstnanec je schopen zvládnout řádný výkon funkce pověřence s výkonem jiné práce.

12) Kdo nemůže být pověřencem?

Pověřencem nemůže být osoba, která nesplňuje kvalifikační požadavky dané nařízením (čl. 37 odst. 5), resp. osoba, která nemá odpovídající znalosti práva a praxe ochrany osobních údajů. Dále jím nesmí být osoba, která úkoly pověřence nemůže reálně plnit, zejména nelze-li u ní zajistit nařízením předpokládanou nezávislost a neexistenci střetu zájmů.

Dále je důležité, aby u dané osoby bylo možné zajistit „nezávislost“ podle čl. 38 odst. 3 nařízení. Nařízení mimo jiné předpokládá, že správce bude přímo podřízen vrcholovým řídícím pracovníkům správce nebo zpracovatele. To mimo jiné vylučuje, aby pověřencem byli samotní vrcholoví řídící pracovníci správce nebo zpracovatele. V podmínkách obcí to znamená, že pověřencem nemůže být starosta, místostarostové ani tajemník obecního úřadu. Pověřencem však mohou být vedoucí odborů či oddělení, případně jiní zaměstnanci, kteří nevykonávají pracovní činnosti, které by vedly ke střetu jejich zájmů (srov. otázku a odpověď č. 11). U těchto zaměstnanců je ovšem nutné zajistit přímou podřízenost vrcholovým řídícím pracovníkům při výkonu funkce pověřence.

13) Hrozí obcím sankce za nesplnění povinnosti ustanovit pověřence?

Za porušení povinnosti ustanovit pověřence, ale i dalších povinností stanovených v článcích 37, 38 nebo 39 nařízení, tj. za porušení pravidel vztahujících se k pověřenci pro ochranu osobních údajů, hrozí povinným subjektům uložení pokuty do výše až 10 mil EUR (viz článek 83 odst. 4 nařízení). Nařízení stanoví kritéria, která musí být ze strany dozorového úřadu zohledněna při rozhodování o uložení pokuty a její výše, jako je závažnost a délka trvání porušení povinností, forma zavinění atd. (srov. článek 83 odst. 2 nařízení). (3)

(3) Předpokládá se ovšem, že vnitrostátní úprava využije možnosti dané čl. 83 odst. 7 nařízení a omezí sankce ukládané orgánům veřejné moci a veřejným subjektům na dosavadní úroveň podle zákona 101/2000 Sb., tj. do 10 mil. Kč.

V. Kontakty pro dotazy a konzultace:

• Úřad pro ochranu osobních údajů

(podle § 29 odst. 1 písm. h/ zákona č. 101/2000 Sb. náleží mezi povinnosti Úřadu poskytovat konzultace v oblasti ochrany osobních údajů)

kontaktní adresa: posta@uoou.cz

• Odbor bezpečnostní politiky a prevence kriminality Ministerstva vnitra pro otázky týkající se nařízení

kontaktní adresa: obppk@mvcr.cz

• Odbor legislativy a koordinace předpisů Ministerstva vnitra pro otázky týkající se zákona č. 312/2002 Sb. (zákona o úřednících územních samosprávných celků)

kontaktní adresa: ol@mvcr.cz

• Odbor veřejné správy, dozoru a kontroly Ministerstva vnitra pro otázky týkající se zákona č. 128/2000 Sb. (zákona o obcích)

kontaktní adresa: odbordk@mvcr.cz

Poznámky:

• Právní výklady uváděné v tomto stanovisku nejsou právně závazné, neboť k závaznému výkladu právních předpisů jsou příslušné pouze soudy při řešení konkrétních případů.

• Tento text odráží právní stav k 10. srpnu 2017